Você está em sua mesa de trabalho e, de repente, lembra que precisa consultar a escritura e outras papeladas do seu imóvel. A primeira coisa que você faz é perguntar ao cônjuge se ele(a) viu esses documentos importantes em algum lugar pela casa. A resposta esperada é um sim, e quando ele vem o alívio é imediato. Se a resposta é não, a caçada pelo documento perdido começa, e você se torna um Indiana Jones dentro de sua própria casa.
É mais comum do que se imagina a perda de documentos dentro de casa. O interessante é que o fato dele estar em casa deveria ser garantia de segurança, mas não é. Não é suficiente que ele esteja “em algum lugar pela casa”, pois é necessário que ele esteja em um lugar seguro. Sem o controle dos seus documentos, você se vê gastando tempo e energias em uma procura que poderia ser evitada.
Pense consigo mesmo enquanto lê este post: você sabe onde estão todos os seus documentos importantes? Calma, não precisa se levantar agora para procurá-los caso não saiba. Antes, que tal ler algumas dicas importantes para manter esses papéis importantíssimos em segurança e onde você saiba?
Por mais que você adie esta atitude de organização, ela precisa ganhar posições mais elevadas na sua lista de prioridades. O que hoje pode ser apenas um “probleminha” pode se tornar uma grande dor de cabeça futura. Fique atento a essas dicas e, ainda nessa semana, organize suas papeladas importantes.
Encontre seus documentos
Em primeiro lugar, faça sua caça ao tesouro! Busque todos os documentos importantes que até então você não sabe onde estão. Peça ajuda para isso. Esta é uma atividade cansativa e que requer tempo, mas ainda assim lhe poupará de fazer isso cada vez que precisar de algum deles no futuro.
Guarde-os separadamente
Quando todos os documentos estiverem reunidos, separe os que são utilizados em seu dia a dia dos que você não costuma usar. Guarde os que são usados com mais frequência em lugares de fácil acesso, como armários e estantes. Já os que não são frequentes no seu dia a dia merecem um lugar seguro, em que são guardados em pastas que os separem por categorias.
Crie identificações
Pastas sanfonadas para arquivos são excelentes soluções para guardar documentos, identificando cada um e categorizando. As pastas vem com espaços específicos para essa categorização, facilitando a procura por documentos importantes quando necessário. Essas pastas podem ser encontradas por menos de R$ 20 na Amazon.
Digitalize e guarde na nuvem
Se você não encontra espaço para todos os seus documentos, digitalize alguns deles para evitar o acúmulo de papeladas. Escaneie, salve no computador e, em seguida, na nuvem. O Google Drive e o One Drive são duas das opções de armazenamento disponíveis. Se você acha uma boa ideia salvar apenas em seu computador, pense melhor sobre isso. Em caso de defeitos, panes ou problemas em geral, seus documentos podem ser comprometidos.
Use cofres
Existem documentos que, de tão importantes, precisam de uma garantia de segurança maior. Para guardá-los de forma confidencial e segura, ter um cofre é a melhor solução, pois preservam seus documentos com sigilo total. Esta é a garantia de que não é necessário esconder documentos em lugares absurdos, mas em um lugar discreto e seguro.
Agora, imagine o que fazer caso um ou outro documento não seja encontrado, de jeito nenhum! Pode acontecer que, por conta da desorganização, um deles se perca pela casa e até tenha sido confundido com um papel dispensável, tendo ido parar no lixo. Caso isso aconteça, fica o aprendizado (mesmo que por meio da dor) da importância do armazenamento seguro.
Mas não desanime! Você está pronto para fazer a organização dos seus documentos acontecer! Caso precise de maior segurança para alguns deles, nós da Casa do Cofre oferecemos soluções para esses problemas com nossos cofres. Você até pode pensar que é um investimento inviável ou caro demais, mas o investimento supera as perdas que podem acontecem.
Depois que tudo estiver organizado e em seu devido lugar, você poderá se levantar da sua mesa de trabalho, sem perguntar ao cônjuge onde estão documentos importantes, indo buscar no lugar exato em que você os deixou em segurança. Organização é economia de energia e tempo!